（2020年11月修订，经2021年1月15日校长办公会通过。沪经贸大办﹝2021﹞17号发文附件）
一、本校各部门、单位负责人和兼职档案人员查阅本部门归档的案卷、资料，应办理利用登记手续。
二、部门、单位其它工作人员因工作需要查阅本部门、单位归档的案卷、资料，须经本部门、单位负责人书面同意，并办理档案利用登记手续后，方可查阅。
三、本校工作人员查阅非本部门、单位的档案、资料，须经归档部门、单位负责人及本部门、单位负责人书面同意，并办理档案利用登记手续后，方可查阅。
四、如需查阅的档案尚未解密或不宜开放，须经有关部门、单位负责人及校领导书面批准同意，并办理档案利用登记手续后，方可查阅。
五、各类档案只限在档案馆内查阅，确因工作需要外借的，须经本部门、单位负责人及档案馆负责人书面同意方可借出。借阅永久和长期档案，时间一般不超过一周；借阅短期档案，时间一般不超过两周。延长借阅时间需另办续借手续。节假日期间要及时将档案归还档案馆保存。
六、借、查阅人员应对档案的安全、完整以及档案内容的保密负责。查阅时，不得翻阅与自己查阅内容无关的材料；借阅的档案、资料应该妥善保管，不得带出校外和转借；对档案、资料不准涂改、划圈、眉批、增删、抽页、剪裁、污损和折卷；涉密和重要档案未经许可，任何人不准摘录、转抄和复印。
七、档案、资料归还时，档案人员应仔细清点，检查无误后方可注销利用手续，如发现问题，应查明原因并及时上报有关领导。
八、借出档案、资料如发现遗失或泄密事故，应立即向档案馆和校保密委员会报告，并由利用人和利用部门、单位承担相关责任。
九、凡外单位或个人来学校查阅档案，均须持单位介绍信和本人有效证件以及所查阅档案材料的相关证明，并经立卷部门、单位负责人同意，办理完利用登记手续后，方可查阅。